Penataan arsip perusahaan merupakan proses penyimpanan berkas-berkas penting organisasi atau badan hukum pada sebuah gudang atau lokasi khusus. Dengan tujuan sebagai dokumentasi, prosedur ini tidak hanya membantu perusahaan menjaga keamanan data-datanya, melainkan juga mengurangi pemakaian ruang di lokasi kantor, meningkatkan produktivitas para pekerja, hingga memenuhi kepatuhan regulasi. Lantas, berapa, sih, biaya pengarsipan dokumen yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan?
Melansir dari berbagai sumber, biaya pengarsipan dokumen itu bergantung pada 3 faktor, yakni:
- Perusahaan penyimpanan dokumen yang dipilih. Poin ini jelas memiliki andil yang cukup signifikan. Sebab, setiap perusahaan penyimpanan dokumen tentu memiliki perhitungan biaya yang berbeda-beda dan sesuai dengan tingkat layanannya. Salah satu contoh perusahaan penyimpanan dokumen yang bisa Anda pilih adalah Crown Management Store).
- Jumlah dokumen yang akan disimpan. Semakin banyak dokumen perusahaan Anda yang akan disimpan, tentu semakin banyak pula sarana – baik wadah maupun ruang penyimpanan – yang perlu disiapkan oleh perusahaan penyimpanan dokumen. Maka dari itu, tidak mengherankan bila biaya pengarsipan dokumen akan bertambah besar seiring dengan jumlah dokumen yang akan disimpan. Akan tetapi, Anda bisa juga bernegosiasi dengan perusahaan penyedia layanan ini; siapa tahu perusahaan Anda mendapatkan potongan harga karena sudah menggunakan jasa mereka dalam jumlah besar.
- Berapa banyak akses yang akan diperlukan saat dokumen disimpan. Banyak-sedikitnya akses juga memengaruhi harga layanan satu ini. Pasalnya, semakin sering dan banyak anggota dari perusahaan Anda membutuhkan dokumen tersebut, semakin sering pula pekerja layanan penyimpanan dokumen perlu memenuhi permintaan Anda. Sebaliknya jika dokumen-dokumen itu tidak perlu sering diakses, perusahaan penyedia layanan akan menyimpannya di tempat paling dalam atau yang tidak mudah diakses oleh pekerja mereka.
Di luar ketiga poin di atas, biaya pengarsipan dokumen juga mungkin bertambah apabila Anda atau perusahaan Anda membutuhkan layanan tambahan seperti penyalinan dokumen (document scanning) atau penghancuran dokumen (document destructing) selama berkas-berkas itu berada dalam tanggung jawab mereka.
Beberapa perusahaan penyimpanan dokumen pun ada yang mematok harga layanan penyimpanan berdasarkan durasi penyimpanan; entah itu per tahun atau per bulan. Semoga informasi dalam artikel ini dapat membantu Anda menentukan budget untuk pengarsipan dokumen perusahaan Anda, ya.
